Suivre tes prospects

La page Prospects réunit les entreprises avec qui tu discutes, avant qu’elles deviennent clientes. Elle reste pour ton équipe : aucun client ne la voit.

Avant de commencer : être membre de l’équipe. Convertir, supprimer et relier un formulaire demandent le rôle admin ou propriétaire.

1. Ajoute un prospect

   Clique Nouveau prospect, saisis l’Entreprise et ce que tu sais : personne de contact, e-mail, téléphone, prochaine étape, notes. Clique Enregistrer.

2. Fais-le avancer

   Ouvre la fiche pour changer son Statut : Nouveau, Contacté, Qualifié, Gagné ou Perdu. En cours et Gagnés ou perdus trient la liste.

3. Fais-en un client

   Dans le menu du prospect, En faire un client crée la fiche client avec l’entreprise, le contact, l’e-mail et tes notes, puis l’ouvre. Il ne te reste qu’à compléter l’adresse de facturation et à créer le projet.

Recevoir les demandes de ton site

Si ton site a un formulaire construit dans Mail, chaque réponse devient un prospect en quelques secondes, et ton équipe est prévenue. Portal ne demande aucune clé de Mail : Mail lui envoie chaque réponse, signée.

1. Génère l'adresse dans Portal

   Dans Réglages, section Prospects depuis un formulaire, clique Relier un formulaire de Mail. Portal affiche une adresse : copie-la.

2. Colle-la dans Mail

   Dans Mail, page Webhooks, Ajouter une adresse : colle l’adresse, garde l’événement Réponse à un formulaire et choisis ton formulaire. Mail affiche alors un secret qui commence par whsec_, une seule fois.

3. Colle le secret dans Portal

   De retour dans les réglages, colle le secret et clique Terminer. Portal le garde chiffré et s’en sert seulement pour vérifier que les messages viennent bien de Mail.

Les champs entreprise, prénom, nom, e-mail et téléphone remplissent la fiche ; le reste va dans les notes. Une même réponse ne crée jamais deux prospects, même si Mail renvoie le message. Détacher arrête la réception ; les prospects déjà reçus restent. Les réponses reçues avant la liaison ne sont pas reprises.

Générer l’adresse et enregistrer le secret demandent le rôle admin ou propriétaire.

Combien de temps les fiches restent

Une fiche qui n’a pas changé depuis 12 mois est effacée, pour ne pas garder de données personnelles sans raison. Le client créé à partir d’un prospect, lui, reste.