Pour tes clients

Cette page s’adresse à ton client. Envoie-lui le lien de cette page avec son invitation : elle explique, sans jargon, comment suivre un projet dans Portal.

Ton prestataire t’a invité à suivre un projet dans Portal. Tu y vois l’avancement, tu échanges des messages, tu déposes des fichiers, tu signes et tu paies, au même endroit.

Rejoindre le projet

1. Ouvre l'e-mail d'invitation

   Clique sur le lien de l’e-mail. Il est valable 14 jours et ne fonctionne qu’avec l’adresse qui a reçu l’invitation.

2. Crée ton compte HGDC

   Si tu n’as pas de compte, crée-le avec l’adresse invitée : il est gratuit. Si tu en as déjà un, clique J’ai déjà un compte HGDC.

3. Rejoins le projet

   Tu reviens sur l’invitation et tu rejoins le projet. Tu ne vois que ce projet, pas les autres projets de ton prestataire.

Le lien est « plus valable » ? Il a expiré ou a été remplacé. Demande à ton prestataire de t’en envoyer un nouveau. Si tu es connecté avec une autre adresse, déconnecte-toi et reconnecte-toi avec celle de l’invitation.

Ton accueil

Ton accueil Mes projets liste tes projets et ce qui t’attend :

• À faire : les actions que ton prestataire attend de toi, avec leur échéance ; À reprendre quand une action t’est renvoyée ;
• À signer : les documents qui attendent ta signature ;
• les factures à payer ;
• les annonces de ton prestataire, en haut de la page.

Chaque projet indique ses messages non lus. La cloche Notifications en haut de la page garde l’historique.

Suivre l’avancement

Dans un projet, l’onglet Avancement montre les étapes, leurs tâches et la barre d’avancement. Tu ne vois pas les tâches que ton prestataire garde en interne.

Rendre une action

Une action est un élément à fournir, une réponse ou une validation.

1. Ouvre l’action dans À faire ou dans l’onglet Actions.
2. Fais ce qui est demandé. Tu peux ajouter un mot pour l’équipe.
3. Clique Rendre l’action.

Ton prestataire la valide ou te la renvoie avec ce qui manque. Poser une question ouvre une discussion sous l’action.

Demander quelque chose

Dans l’onglet Actions, section Demandes, ouvre une Nouvelle demande pour une modification, un ajout ou une question qui demande un suivi. Donne un objet et un détail. Tu suis son statut : ouverte, en cours, traitée ou refusée. Tu peux retirer ta demande tant qu’elle est ouverte.

Écrire et déposer des fichiers

• Messages : écris dans le fil du projet. Ton prestataire te répond dans ce fil. Tu lis aussi les messages écrits avant ton arrivée.
• Documents : tu télécharges ce que ton prestataire partage. Pour lui envoyer un fichier (logo, textes, justificatif), clique Déposer un fichier. Il fait 25 Mo au plus. Tu peux retirer ce que tu as déposé.

Signer un document

Ouvre la demande dans À signer ou l’onglet Signatures, puis Lire et signer. Lis le PDF, écris ton prénom et ton nom et coche la case pour confirmer ton accord. Clique Recevoir le code par e-mail, saisis le code à six chiffres reçu, puis Signer le document. Le code vaut 10 minutes. Tu peux aussi Refuser de signer, avec une raison si tu veux. C’est une signature électronique simple.

La demande porte une date limite, indiquée sur la page de signature. Passée cette date, tu ne peux plus signer : demande une nouvelle demande à ton prestataire.

Une fois le document signé, Télécharger la copie signée te donne le PDF avec sa page de signature, scellé par HGDC. Garde-le : n’importe qui peut le vérifier sur app.hgdc.ch/portal/verifier.

Les réunions

Quand ton prestataire planifie une réunion, tu reçois un e-mail avec les détails, un bouton pour rejoindre la visioconférence s’il y en a une, et Ajouter à mon agenda. Tes prochaines réunions s’affichent aussi sur ton accueil et dans l’onglet Réunions du projet.

Pour voir tes réunions et tes échéances dans ton agenda, ouvre Notifications, clique Créer l’adresse de l’agenda et colle l’adresse dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier. Garde-la pour toi.

Payer une facture

Ouvre la facture dans l’onglet Factures : tu vois le PDF et la section de paiement avec la QR-facture. Pour payer depuis ton téléphone, copie l’IBAN, la référence et le montant affichés.

Si ton prestataire propose le paiement en ligne, clique Payer en ligne : tu paies par TWINT ou par carte sur la page sécurisée de Payrexx, puis tu reviens sur la facture. Elle passe « Payée » dès que le paiement est confirmé, sans autre démarche.

Une fois le virement fait, clique J’ai payé cette facture, ajoute une précision si tu veux (par exemple « Payé le 12 novembre depuis le compte de la société »), puis Annoncer le paiement. L’équipe est prévenue et les rappels s’arrêtent. Ton prestataire vérifie son compte et marque la facture payée.

Poser une question à l’assistant

En haut de la page, l’icône de l’assistant ouvre une conversation : « Qu’est-ce qui m’attend ? », « Quelles factures sont à payer ? », « Où en est mon projet ? ». Il lit tes projets comme toi, sans rien voir de plus. Il peut aussi préparer un message pour l’équipe : il te le montre d’abord, et rien ne part avant que tu cliques Confirmer. Il ne signe pas et ne paie pas à ta place.

Si tu suis des projets chez plusieurs prestataires, choisis le prestataire en haut de la page.

Notifications

Quand l’équipe te demande quelque chose ou te répond, tu le vois dans la cloche, puis par un seul e-mail de récapitulatif dix minutes plus tard. Tu peux le couper depuis la page Notifications, et activer les alertes sur ton appareil. Voir Notifications et récapitulatif par e-mail.

Savoir si Portal fonctionne

En haut de la page, l’icône État du service ouvre dans un nouvel onglet la page de statut de Portal, status.hgdc.ch/portal. Elle dit si Portal fonctionne et suit un incident en cours. Garde son adresse : elle reste joignable quand Portal ne l’est plus. Le site de ton projet a son propre état, affiché sur le projet si ton prestataire l’a relié.

Si tu es contact de ton entreprise

Ton prestataire peut te donner le rôle de contact entreprise. Tu vois alors tous les projets de ton entreprise et ses documents partagés, et tu peux inviter un collègue depuis l’onglet Accès d’un projet : saisis son adresse, puis Inviter un collègue à ce projet. Il ne voit que ce projet.

Sur ton accueil, Votre entreprise montre la fiche que ton prestataire tient sur elle : raison sociale, adresse de facturation, numéro IDE. Si quelque chose a changé, clique Demander une modification, corrige les champs, puis Envoyer la demande. La fiche change quand ton prestataire l’accepte, et tu en es prévenu. Tant qu’il n’a pas répondu, Retirer la demande l’annule.

Si tu travailles aussi dans l’équipe d’un prestataire

Un même compte peut être membre d’une équipe et client d’un autre prestataire. Ouvre Mes projets en tant que client dans le menu du compte pour retrouver tes projets de client.