Données personnelles, journal et conservation

Portal est un service de Hugo Gebel Développement Conseil, en Suisse. Il ne garde que ce qui sert au travail avec tes clients, et l’efface quand ce n’est plus utile. Cette page ne remplace pas le contrat ni la politique de confidentialité, qui font foi.

Où sont les données

Quoi	Où
Projets, messages, factures, signatures, journal, et les fichiers déposés	Notre serveur, chez netcup à Nuremberg (Allemagne), dans une base Convex. Une copie chiffrée part chaque minute vers l’Europe ; une base de secours Convex Cloud en Irlande reste vide hors bascule. Les données sont dans l’espace de ton organisation.
L’application elle-même	Notre serveur, chez netcup à Nuremberg (Allemagne). Vercel ne prend le relais qu’en cas de panne.
E-mails envoyés par Portal	Mail, service de la famille HGDC, qui les envoie par Amazon SES, région de Zurich, Suisse.
Signature qualifiée, si ton espace l’utilise	Skribble, Suisse, avec le compte Skribble de ton espace.
Paiement en ligne, si ton espace l’utilise	Payrexx, Suisse, avec le compte marchand de ton espace.
Questions posées à l’assistant, et ce qu’il lit pour y répondre	Infomaniak (Qwen), Suisse, ou AWS (Claude), Union européenne, selon le modèle choisi dans les réglages. Seulement quand quelqu’un pose une question à l’assistant.
Horodatage des copies signées	FreeTSA, Allemagne : ne reçoit qu’une empreinte, jamais le document.

Hors bascule, la base de secours en Irlande reste vide.

Ta connexion

Quand tu te connectes à Portal, il garde l’adresse IP et le navigateur de ta session. Ils servent à protéger ton compte. Ils sont effacés quand tu te déconnectes, ou au plus tard une heure après la fin de la session. Une session dure 7 jours.

Pour limiter les essais de connexion, l’adresse IP est aussi gardée dans un compteur, deux heures au plus.

Le journal de l’espace

La page Journal, réservée aux propriétaires et aux admins, note les actions qui engagent l’espace : qui les a faites et quand.

• Accès : invitations, retraits, contacts entreprise.
• Factures : émission, paiement, remise à payer, annulation, avoirs, paiements en ligne.
• Signatures : demandes, annulations, signatures.
• Suppressions : documents, projets, prospects.
• Fiches client : modifications, archives, demandes des clients tranchées.
• Réglages : coordonnées de paiement (un IBAN n’y figure que par ses quatre derniers chiffres), réglages des factures, Skribble, Payrexx, formulaire de prospects.

Une action refusée n’y laisse pas de trace. Le journal garde trois ans d’historique.

Récupérer ses données

Chacun peut télécharger, en un fichier JSON, ce que Portal garde à son sujet : ses espaces et rôles, ses accès aux projets, les messages qu’il a écrits, les signatures qui le concernent, ses notifications, ses conversations avec l’assistant et ses réglages.

• Pour toi et ton équipe : Réglages, section Tes données.
• Pour tes clients : Notifications, section Vos données.

Le compte HGDC lui-même (nom, adresse, connexion) se gère et s’exporte depuis Account.

Exporter tout l’espace

La personne propriétaire de l’espace peut emporter toutes ses données : Réglages, section Export de l’espace, Préparer l’export. Un fichier JSON réunit, en quelques instants, les clients, projets, étapes, messages, factures, signatures, réunions, temps passé, prospects et le journal. Il reste disponible 7 jours. Les fichiers déposés (documents, PDF) se téléchargent depuis leurs projets.

Quand un espace quitte Portal

À la fin du contrat, HGDC enregistre la date de fin. Le contenu de l’espace est effacé 90 jours plus tard : projets, documents, messages, réunions, temps passé, prospects, conversations avec l’assistant, accès des clients et réglages. Les propriétaires de l’espace reçoivent un e-mail 30 jours puis 7 jours avant, avec le lien vers l’export ; la date figure aussi dans Réglages, section Export de l’espace.

Restent dix ans, comme l’exige le Code des obligations : les factures, les avoirs, leurs PDF et les documents signés (la copie signée et la preuve de la signature : nom, date, empreinte du document). Le nom du projet et du client qu’ils citent reste aussi. Le contrat continue finalement ? Écris à support@hgdc.ch avant la date.

Combien de temps

Donnée	Gardée
Factures, avoirs et documents signés	10 ans après la fin de l’exercice (année civile), comme l’exige le Code des obligations, puis effacés
Signatures et copies signées	tant que le projet existe
Contenu d’un espace dont le contrat a pris fin	90 jours après la fin du contrat
Journal de l’espace	3 ans
Notifications lues	90 jours
Prospects	12 mois après le dernier changement
Codes de signature	1 jour après leur expiration
Conversations avec l’assistant	90 jours après le dernier message
Messages, documents, réunions, temps passé	tant que le projet existe