Faire signer un document

Ton client ouvre le PDF, écrit son nom, confirme son accord et signe avec un code reçu par e-mail. Portal enregistre une preuve que tu peux relire à tout moment.

Avant de commencer : un PDF dans les documents du projet, et un client dont l’invitation à ce projet est acceptée. Tout membre de l’équipe demande une signature. Le niveau de signature est expliqué plus bas.

1. Demande la signature

   Dans l’onglet Documents, ouvre le menu du PDF et clique Demander une signature. Choisis le Signataire, ajoute un Message (facultatif) et choisis le délai dans À signer dans : 30 jours par défaut, de 7 à 90 jours. La case des relances, cochée par défaut, envoie un rappel par e-mail 3 jours puis 7 jours après la demande, tant que ton client n’a pas signé.

   Un client qui n’a pas encore accepté son invitation n’apparaît pas comme signataire : invite-le d’abord (voir Inviter un client).

   Vérification : un message indique que la demande est envoyée. Ton client la retrouve sur son accueil, dans sa cloche, et reçoit un e-mail.

2. Ton client signe

   Ton client ouvre le document avec Lire et signer. Il écrit son prénom et son nom, coche la case de consentement, clique Recevoir le code par e-mail, saisit le code à six chiffres reçu et clique Signer le document. Il peut aussi Refuser de signer, avec une raison facultative.

   Vérification : la demande passe « Signé » (ou « Refusé ») dans l’onglet Signatures, et tu es prévenu.

3. Relis la preuve

   Dans l’onglet Signatures, clique Attestation pour afficher le nom du signataire, la date, l’heure du code vérifié, l’empreinte SHA-256 du fichier et le texte de consentement accepté.

   Le bouton Copier l’empreinte permet de comparer l’empreinte avec celle du fichier que tu détiens.

La copie signée

Juste après la signature, Portal prépare une copie signée : le PDF d’origine, tel quel, suivi d’une page de signature (document, signataire, date, code vérifié, empreinte du fichier d’origine, texte accepté). La copie est scellée électroniquement par HGDC et horodatée, si bien que toute modification après la signature se verrait.

Dans l’onglet Signatures, ouvre l’Attestation et clique Télécharger la copie signée. Ton client la télécharge depuis sa page de signature. Personne d’autre n’y a accès.

Si le service d’horodatage ne répond pas, la copie part scellée sans horodatage, et Portal réessaie dans les heures qui suivent. La mention sous le bouton indique où elle en est.

Vérifier un document signé

N’importe qui, même sans compte, peut vérifier un PDF sur app.hgdc.ch/portal/verifier. Le navigateur calcule l’empreinte du fichier, et seule cette empreinte part vers Portal. La page dit si le fichier est une copie signée authentique ou le document d’origine signé, avec la date et le nom de ton espace. Elle ne donne jamais le titre du document ni le nom du signataire.

Le sceau vient d’un certificat émis par HGDC. Adobe Acrobat affiche donc « validité inconnue », ce qui est normal. Pour le contrôler, compare l’empreinte SHA-256 du certificat, dans les propriétés de la signature, avec celle de HGDC :

8E:F0:34:78:0F:56:1C:57:1A:FE:35:F4:A9:64:A6:B2:AB:2E:6C:9D:DE:64:6B:E8:24:03:BE:4D:20:E1:C6:9A

Certificat « HGDC - Sceau des documents », valable jusqu’au 14 octobre 2036.

Ce que prouve la signature

Portal propose une signature électronique simple. Elle repose sur la connexion de ton client avec son adresse vérifiée, un code envoyé à cette adresse juste avant de signer, son nom écrit et son consentement, liés à l’empreinte exacte du fichier. Si le fichier changeait, l’empreinte ne correspondrait plus.

Ce n’est pas une signature électronique qualifiée. En droit suisse, seule celle-ci équivaut à la signature manuscrite quand la loi exige la forme écrite (art. 14 al. 2bis CO). Pour une offre, un procès-verbal de recette ou la plupart des contrats, la forme écrite n’est pas exigée et une signature simple bien documentée suffit. Pour un contrat qui l’exige, utilise la signature qualifiée de Skribble, décrite ci-dessous.

Signature qualifiée avec Skribble

Skribble est un prestataire suisse reconnu. Sa signature électronique qualifiée, selon la SCSE, équivaut à la signature manuscrite. Elle passe par le compte Skribble de ton espace : c’est Skribble qui facture chaque signature à ce compte.

Avant de commencer : le rôle admin ou propriétaire, et un compte Skribble Business avec une clé API.

1. Branche le compte

   Dans Réglages, section Signature qualifiée (Skribble), saisis l’Utilisateur API et la Clé API créés dans Skribble Business, puis clique Brancher Skribble. Portal vérifie la clé auprès de Skribble puis la garde chiffrée. Seuls ses derniers caractères s’affichent ensuite.

   Une clé qui commence par api_demo_ sert à essayer : les signatures sont gratuites, mais n’ont aucune valeur légale. Portal le signale à chaque étape.

2. Demande une signature qualifiée

   Dans Demander une signature, coche Signature qualifiée chez Skribble. Ton client reçoit l’e-mail de Portal, ouvre la demande et clique Signer chez Skribble. Skribble l’identifie, avec son propre compte Skribble, puis le fait signer.

   Vérification : une fois le document signé, la demande passe « Signé » et la copie signée est le PDF rendu par Skribble, marqué « Signature qualifiée Skribble ».

Si tu annules la demande ou qu’elle expire, Portal la retire aussi chez Skribble. Si Skribble refuse l’envoi, par exemple parce que la clé a été révoquée, la demande s’annule et tu en es prévenu. Débrancher retire le compte de l’espace ; les demandes déjà envoyées se suivent alors chez Skribble.

Relances et délai

• Tant que la demande attend, Relancer dans l’onglet Signatures envoie un rappel par e-mail à ton client, une fois par jour au plus.
• Les relances automatiques partent aux jours choisis, et jamais deux fois la même.
• Une fois le délai passé, la demande passe « Expiré » : ton client ne peut plus signer, et tu en es prévenu. Refais une demande si besoin.

Le code par e-mail

• Le code vaut 10 minutes et accepte cinq essais. Ton client peut en redemander un après une minute.
• Il part à l’adresse du compte de ton client, celle avec laquelle il a accepté l’invitation. S’il ne le reçoit pas, qu’il regarde dans ses indésirables avant d’en redemander un.

À savoir

• Seul un PDF se signe. Portal vérifie que le fichier est bien un PDF avant la première demande.
• Seul le client désigné signe. Ton équipe ne signe jamais à sa place, et un autre client du projet non plus.
• Un document en cours de signature ou signé ne se supprime pas et reste partagé.
• Annuler la demande empêche la signature tant qu’elle n’a pas eu lieu. Tu peux refaire une demande ensuite.
• Retirer l’accès d’un client annule ses demandes en attente, mais garde les signatures faites.