Tenir la fiche d'un client

Chaque entreprise cliente a une fiche. Son adresse figure comme débiteur sur les factures. Ses contacts entreprise voient la fiche et peuvent te demander de la corriger.

Avant de commencer : le rôle admin ou propriétaire pour modifier, archiver ou trancher une demande. Un membre lit la fiche.

Remplir la fiche

1. Ouvre la fiche

   Dans Clients, ouvre l’entreprise, puis clique Modifier.

2. Complète les coordonnées

   Raison sociale, personne de contact, e-mail de facturation, secteur, site web, numéro IDE et adresse. Seule la raison sociale est obligatoire. L’adresse, si tu la remplis, doit tenir dans la QR-facture.

   Le numéro IDE s’écrit CHE-123.456.789. Portal vérifie son chiffre de contrôle et retire la mention TVA qui le suit parfois.

3. Ajoute tes notes

   Notes internes sert à ton équipe : conditions négociées, habitudes de paiement. Le client ne les voit jamais.

   Vérification : après Enregistrer, le bloc Coordonnées de la fiche affiche ce que voient les contacts de l’entreprise.

Une facture déjà émise garde l’adresse du moment de son émission. Seules les factures suivantes prennent la nouvelle.

Traiter une demande de modification

Un contact entreprise peut proposer une correction depuis son accueil (voir Faire d’un client le contact de son entreprise). Les admins de l’espace en sont notifiés. Dans Clients, l’entreprise porte alors le badge « Modification demandée ».

Sur sa fiche, un tableau présente chaque champ, sa valeur actuelle et celle qui est demandée. Clique Appliquer pour mettre la fiche à jour, ou Refuser pour la laisser telle quelle. Dans les deux cas, le contact est prévenu.

Une entreprise n’a qu’une demande en attente à la fois : une nouvelle demande remplace la précédente. Le contact peut aussi retirer la sienne tant que tu ne l’as pas traitée.

Archiver un client

Quand tu ne travailles plus avec une entreprise, archive-la : ouvre sa fiche et clique Archiver. Il faut d’abord que ses projets soient terminés ou archivés (voir Archiver un projet).

Un client archivé disparaît de la liste En cours et du choix d’un nouveau projet. Ses projets, factures et documents restent. Pour le retrouver, choisis Archivés en haut de la liste. Sur sa fiche, Restaurer le remet dans la liste.